В работе любой организации рано или поздно возникает необходимость списания товара (материалов, продукции) в связи с истекшим сроком годности, поскольку закон запрещает реализацию продукции за пределами действия этого срока.
При этом закон четко определяет правовые нормы, предписывающие обязательность изъятия из продажи с последующим уничтожением или утилизацией, лишь по отношению к просроченным пищевым продуктам. И для них же устанавливает возможность учета расходов на их утилизацию при расчете налога на прибыль.
Признание в расходах по налогу на прибыль
Но пп. 49 п. 1 ст. 264 НК является основанием для снижения налога на прибыль и для других товаров, за реализацией которых не установлен столь жесткий государственный контроль. Дело в том, что пункт 1 данной статьи позволяет отнести к расходам любые производственные затраты, если они направлены на получение дохода, поэтому и списание других, не пищевых товаров, утративших, например, свои потребительские качества, тоже может быть зафиксировано в налоговом учете.
Организация вправе сама выбрать: учитывать при расчете налога на прибыль или нет покупную стоимость товаров, по которым истек срок их годности, а также стоимость расходов на их утилизацию (уничтожение).
Подтверждающие документы для налоговой
Вне зависимости от категории товара, для успешного учета расходов по его списанию, уничтожению или утилизации, эти расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждаться документами (согласно ст. 252 НК РФ). Интересно, что доказательство необоснованности расходов возлагается на налоговые органы, поэтому, чтобы отвести любые сомнения в оправданности экономических затрат и избежать тем самым налогового спора, лучше заранее подготовить наиболее полный и правильно оформленный пакет документов, в которых отражено:
- Приобретение товара и его взятие на учет (включая положительную характеристику поставщика, подтверждающую его добросовестность и свидетельствующую об осмотрительности закупщика).
- Операции, на основании которых можно сделать вывод, что все манипуляции с приобретенным товаром направлены на получение дохода.
- Подтверждение того, что срок годности товара истек в рамках периода, в который заявлено списание в расход его стоимости.
- Фактические инвентаризация или утилизация (акты).
Налоговый спор позволит предотвратить и тщательный анализ договоров поставки списываемого товара.
Если в договоре есть пункт, который предписывает выкуп поставщиком нереализованного до истечения срока годности продукта, а закупщик им своевременно не воспользовался, то у него нет основания для признания расходов на списание обоснованными.
Утилизация или уничтожение
Просроченная продукция может быть утилизирована или уничтожена. Между этими понятиями большая разница.
Утилизированный продукт не уничтожается, а продается предприятиям, которые перерабатывают просроченный товар в комбикорм, удобрения, биотопливо и даже на основе органических отходов производят стройматериалы. Продажа просроченной продукции на утилизацию должна сопровождаться накладными, передаточными актами и другими документами, стандартными при продаже.
Уничтожение не предполагает использование просроченного товара – лишь полную ее ликвидацию.
Если в договоре на поставку товаров не предусмотрено возвращение просроченной продукции поставщику, «судьбу» просроченного товара определяет Роспотребнадзор, который после государственной экспертизы выдает вердикт: утилизация или уничтожение. Для правомерного учета расходов на утилизацию / уничтожение просроченного товара для уменьшения налоговой базы вам точно понадобится экспертное заключение этой организации.
До обращения в Роспотребнадзор предприятие обязано провести инвентаризацию – это первый шаг при списании просроченной продукции. При этом необходимо строго отследить корректность заполнения всех сопровождающих документов. В наличии должно быть все: различные регламенты, правила, положения и приказы по конкретной процедуре организации и проведения инвентаризации, ее итоговые акты, включая акты о фактическом наличии такой продукции, указании его дальнейшей судьбы. Малейшая неточность в их оформлении, отсутствие даже одной подписи легко приведет к отказу в уменьшении налоговой базы на прибыль.
Рекомендации специалистов BLCONS GROUP
Необходимо позаботиться и о документах, в которых отражены меры налогоплательщика, направленные на возврат некачественной продукции поставщикам. Это могут быть претензии, уведомления, другие документы, но требование к их корректному оформлению остается.
Важно фактическую утилизацию / уничтожение зафиксировать в документах, где указать полную информацию по процедуре: список товаров, дату, место и способ утилизации. Хорошим подспорьем могут стать путевые листы при перевозке отходов, спецификации, накладные, справки, талоны приема отходов, платежные документы и т.д. Любой документ, подтверждающий точное количество, наименование и движение списываемого товара, оформленный – это важно! – корректно и подписанный всеми ответственными лицами.
Не забудьте про регистры бухучета, в которых должно быть отражено списание товара и запаситесь справкой, подтверждающей, что доля списанных товаров – незначительна, по сравнению с общим объемом реализованной вами продукции.
При уничтожении просроченной продукции сторонней организацией стоимость ее услуг также правомерно учесть в расходах по налогу на прибыль. Требования при этом остаются те же: наиболее полный пакет корректно заполненных документов с наличием всех необходимых подписей.
При списании товаров, не попадающих под обязательные правовые нормы, особо важно предоставить документы, из которых явно видно, что изначально затраты на них имели целью получение дохода. Договора, накладные, акты приема-передачи – все эти документы должны быть у вас в идеальном порядке.
Одним из аргументов для обоснования правомерности уменьшения налоговой базы на стоимость списываемых товаров (материалов) может рассматриваться возможность использования мест их хранения с большей экономической пользой. Но такая возможность тоже должна быть подкреплена документально.
Итак, возможность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль при списании товаров (другой продукции) есть. Чтобы она стала успешной реальностью, не вызвав вопросов у налоговой структуры, признающей обоснованность и объемы такого уменьшения, в идеальном состоянии должны быть все подтверждающие документы. Именно они даже в случае возникновения спора между налогоплательщиком и налоговым органом станут основанием для положительного решения суда в пользу организации.