Факсимиле - быть или не быть?

На сегодняшний день подпись на документах может быть выполнена в трех различных вариантах: собственноручно, факсимиле, ЭЦП. И, если с собственноручной подписью вопросов не возникает, то вопросов, связанных с применением факсимиле, и особенно ЭЦП (в эпоху быстрого развития информационных технологий) с каждым днем появляется все больше и больше.

Рассмотрим далее факсимиле, как наименее распространенный вид подписи документов, с которым связаны определенные сложности при его применении.

Итак, в различных энциклопедиях и словарях термин «факсимиле» трактуется не иначе, как клише-печать, воспроизводящее подпись.

Отметим, что в законодательстве на федеральном уровне понятие напрямую «факсимиле» не закреплено. Однако прямое определение «факсимиле» дается в Постановлении правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП «О регламенте правительства Москвы». В соответствии с указанным документом «факсимиле» — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий.

Также термин «факсимиле» встречается в ряде других документов, таких, как, например «Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России», утвержденная Приказом МВД России от 06.02.2007 № 130 (определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители); Положение «О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555 (определяет факсимиле, как точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи) и др.

Необходимость использования факсимиле может быть обусловлена следующими причинами:

  • значительный объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить много времени на проставление личной подписи на документах;
  • отсутствие или занятость руководителя в то время, когда возникает необходимость оперативного оформления документов.

Правовой статус факсимиле установлен ГК РФ, в соответствии с которым, факсимильную подпись можно использовать (ст. 160 ГК РФ):

  • в случаях если такая возможность напрямую предусмотрена законом;
  • по соглашению сторон, когда условие об использовании факсимиле должно быть включено в условия договора с контрагентом, либо на условие об использовании факсимиле заключается отдельное соглашение.

Также, в соответствии с АПК РФ, указанные документы, подписанные аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств (ст. 75 АПК РФ).

Таким образом, в указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись.

Однако следует отметить, что при использовании факсимиле по соглашению сторон, контрагент может попытаться оспорить документ (постановление ФАС Центрального округа от 06.03.2014 г. по делу №А09-1662/2013).

Таким образом, использование факсимиле в первичной учетной документации может привести к негативным последствиям.

Следует отметить, что МФ РФ и ФНС РФ давали различные разъяснения в отношении того, что факсимильные подписи на счетах-фактурах ставить нельзя, а предъявлять к вычету или возмещению НДС на основании таких документов — незаконно (Письмо МФ РФ от 01.06.2010 № 03-07-09/33; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

В то же время, Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 высказал довольно однозначную позицию в отношении применения факсимиле на счетах-фактурах, так в соответствии с данным постановлением в силу того, что положениями ст. 169 НК РФ, а также ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996, не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Таким образом, учитывая требования действующего законодательства и соответствующую судебную практику, использование факсимильной подписи ограничено лишь гражданско-правовыми операциями.

Так, факсимильная подпись допускается на следующих документах:

  • письма (поздравительные, приветственные, благодарственные и др.);
  • грамоты;
  • извещения;
  • приглашения;
  • служебные удостоверения;
  • удостоверения к наградам;
  • почетные грамоты;
  • патенты, свидетельства Роспатента;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • страховые медицинские полисы.

В свою очередь, факсимильная подпись напрямую запрещена в следующих документах (запрет установлен в соответствующих нормативно-правовых актах):

  • законы и иные правовые акты;
  • конкурсная документация;
  • карточка с образцами подписей и оттиска печати;
  • сертификат соответствия и декларация о соответствии продукции требованиям технических регламентов;
  • заявления физических и юридических лиц.

Также, отсутствие в нормативных актах упоминания о возможности использования факсимиле в определенных в случаях может расцениваться как основание для ее запрета:

  • трудовой договор;
  • доверенность (постановление ФАС ВВО от 29.04.2005 №А11-1742/2003-К1-10/164; Постановление ФАС ПО от 27.11.2001 №А65-5421/01-СГ2-20);
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, применение факсимиле может снизить нагрузку на руководство в отношении подписи документов, однако, учитывая незначительную степень снижения такой нагрузки, целесообразность использования факсимиле в настоящее время невелика, так как для придания документу юридической силы на нем должна быть поставлена собственноручная «живая» подпись.

Сергей Павлов
помощник аудитора BLcons Group

Русский
8 (800) 350-81-96